Strategische inzet van internet

Aandachtspunten

Internet wordt steeds meer gezien als een kritische productiefactor die kan bijdragen aan het succes van de organisatie. Dat vraagt om een strategische benadering van internet die aansluit op de organisatiestrategie. In dit artikel worden de aandachtspunten ten aanzien van strategie, functie en beheer, techniek, en financiŽn helder op een rij gezet.

Strategie

De basis van elke webontwikkeling, of het nu internet, extranet of intranet is, behoort aan te sluiten op en bij te dragen aan de realisering van de organisatiestrategie. Hierbij zijn helder gedefinieerde doelstellingen zeer belangrijk. Alleen indien internet een bijdrage levert aan het realiseren van targets, zal het als serieus instrument worden beschouwd. Maar als men niet weet waarom men in internet investeert, dan is het toch altijd weggegooid geld? Indien de organisatie bijvoorbeeld focust op verkoop van consumentenproducten in winkels, wordt internet vaak eerst als verkoopstimulerend middel ingezet. Definieer dan duidelijk wat je met de inzet van internet wil bereiken, zoals bijvoorbeeld een toename van 5% in winkelend publiek of 2% extra omzet per filiaal. Hiermee wordt het resultaat meetbaar en kan de organisatie erop worden afgerekend. Als de serviceverlening een knelpunt is, kan internet misschien daar snel revenuen halen. Voor een zeer kennisintensieve organisatie is wellicht de grootste winst te behalen bij de verbetering van opslag en deling van informatie.

Functie en beheer

De functionele inrichting van de website is een belangrijke volgende stap. Een gebruiksvriendelijke navigatie, bij voorkeur gepersonaliseerd, draagt bij aan het succes van internet. Met name bij intranet of extranet is de informatievoorziening en de functie te koppelen aan een persoon of een groep personen. In de praktijk zien we dan ook dat deze omgevingen met succes worden gebruikt.

Techniek

Op technisch gebied is er een aantal belangrijke aandachtspunten voor het management, we noemen er hier twee:

  • intern of extern organiseren;
  • push of pull-ontsluiting.

Intern/extern

De keuze om internet uit te besteden of met de eigen medewerkers op te zetten, dient gebaseerd te zijn op het algemene beleid. Een kostenbatenanalyse mag hierbij niet ontbreken. De praktijk leert dat voor veel organisaties een combinatie van de twee vormen goed werkt. In de ontwikkel- en realisatietrajecten is het verstandig om externen in te schakelen. Hiermee worden interne capaciteitsproblemen voorkomen, zijn er ďhardereĒ afspraken te maken en hoeft niet geÔnvesteerd te worden in specifieke kennis en ervaring. Zodra een project gestart is, blijkt het in veel gevallen wenselijk om te zorgen voor interne back-up. Zeker als beheer en onderhoud op langere termijn intern worden gedaan, is het belangrijk om de beheersorganisatie vroegtijdig te betrekken en mee te laten denken. Dit voorkomt veel weerstand en zorgt voor eenvoudigere overdracht. Bovendien wordt, als iemand vanuit de beheersorganisatie meekijkt, meer rekening gehouden met implementatie later in de organisatie. Een valkuil hierbij kan zijn dat de beheerder (te) veel belemmeringen oproept en hiermee vernieuwing frustreert.

Push/pull

Push- versus pull-technologie is een tweede managementissue. De keuze tussen push-systemen (CMS = content management systemen) en pull-systemen (portaloplossingen) is afhankelijk van de organisatiecultuur, actualisatiefrequentie en de beschikbaarheid, bronnen en juistheid van informatie.

FinanciŽn

Ten slotte een aantal aandachtspunten ten aanzien van de financiŽle kant van de internetstrategie. Ook hier wordt gestart met de doelstellingen. Alleen als men goed weet wat men met het medium wil bereiken (ambitieniveau), kan de juiste ondersteuning en inrichting geregeld worden. Waar moeten we rekening mee houden bij de financiŽle opzet van een webproject? Uit ervaring blijkt het verstandig om onderscheid te maken tussen het project en het proces.

Project/ontwikkeling

  • Maak eerst een goede inventarisatie om in een zo vroeg mogelijk stadium zicht te krijgen op het eindresultaat en de kosten. Dan pas volgt de realisatie.
  • Zorg voor goede beschrijvingen en eventueel een RFP (request for proposal) zodat zoveel mogelijk uniformiteit in de aanbiedingen ontstaat.
  • Laat aanbieders op basis van inventarisatie het project met een Ďfixed feeí aanbieden.
  • Let goed op de volledigheid van de aanbieding ten aanzien van:
    • vormgeving;
    • tekstschrijven;
    • software;
    • licenties;
    • opleiding/instructies;
    • handleidingen;
    • beschikbaarheid functioneel ontwerp en technisch ontwerp.

Proces/beheer

  • Zorg dat kosten toerekenbaar zijn aan onderwerpen.
  • Let op de mogelijkheid van afschrijving van software.
  • Neem kosten van beheer en Ďhostingí mee in exploitatie.
  • Reken het aantal FTEís dat gepland is ook mee in de kosten (aantal uren x uurprijs).
  • Reserveer budget voor marketingactiviteiten:
    • zoekmachinemarketing;
    • banners, buttons, adwords;
    • domeinnamenregistratie.
  • Reserveer budget voor calamiteiten.

Bent u geÔnteresseerd om uw kennis op dit vakterrein te verdiepen kijk dan op www.train2web.nl voor de cursusmogelijkheden.