Tips voor efficiënt e-mail management

Sneller communiceren en productiviteit verhogen, daarvoor was e-mail ooit bedoeld. Door verkeerd gebruik en onwetendheid raakt echter menig Inbox verstopt. Het vormt een bron van stress door het voortdurende gevoel van achterstand. Goed omgaan met e-mail vergt discipline. Missing Link geeft tips.

E-mail is lang niet altijd het beste medium voor uw boodschap. Bedenk dat de ontvanger meer te doen heeft dan de hele dag zijn 'brievenbus' legen. Soms is het effectiever een (telefonische) afspraak te maken. Elke e-mail die u niet verstuurt, levert ook geen e-mail op. E-mail is buitengewoon geschikt om:

  • afspraken te maken of te bevestigen;
  • simpele vragen te stellen of te beantwoorden;
  • vragen te stellen aan iemand die slecht bereikbaar is;
  • informatie op te vragen.

Gebruik e-mail niet om:

  • een haastklus of crisissituatie te communiceren;
  • discussies te voeren;
  • problemen 'over de muur' te gooien;
  • afspraken op het laatste moment af te zeggen;
  • mensen met spoed bijeen te krijgen;
  • vertrouwelijke informatie uit te wisselen.

E-mailroutine

Veel mensen bekijken hun Inbox zodra er een piepje gaat of envelopje verschijnt. Zo haal je jezelf regelmatig uit de concentratie. Zet de e-mail 'piep' uit. Maak een vaste dagindeling en plan één of twee vaste momenten per dag om e-mail af te handelen. Leg deze vast in uw agenda en neem dan geen telefoon aan en ontvang geen bezoek. Plan na vrije dagen of vakantie extra tijd in om de Inbox te schonen.

Meteen op de juiste plek

Maak een goed e-mailarchief om overzicht te krijgen op al het werk dat in e-mailberichten verborgen zit. Creëer daarvoor mappen in Postvak In of leg een Persoonlijk Archief aan. Geef die mappen de titels van de verschillende werkstromen en beslis bij het openen van een e-mail meteen wat u met dat bericht gaat doen:

  • delete het als u er niets mee hoeft te doen;
  • archiveer het in één van de mappen als er verder geen actie voor u inzit en u het wilt bewaren omdat het bericht met uw kerntaken te maken heeft;
  • handel een bericht meteen af als er een kleine actie aan vastzit en archiveer eventueel uw antwoord;
  • verplaats berichten met grotere acties die vandaag niet kunnen of hoeven worden uitgevoerd meteen naar een 'te doen' map of verplaats het bericht naar bijvoorbeeld de Outlook-takenlijst;
  • maak voor informatie die voor het gehele team van belang is (zoals verslagen, agenda's en notities) een teammap op de centrale server;
  • forward geen grapjes en foto's. Maak een standaard-tekstje waarin u uitlegt waarop u nog een antwoord verwacht . Of sleep het bericht naar uw takenlijst en geef het de status 'wacht op iemand anders';
  • stel een regel in voor berichten van bepaalde personen, over een bepaald onderwerp of voor die berichten waarin uw naam alleen in de CC staat. Laat zo deze berichten direct in de juiste map archiveren.

Communiceer duidelijk

Nergens wordt zo gehaast en soms zelfs onbegrijpelijk gecommuniceerd als in e-mails. Daarom:

  • meld slechts één onderwerp per bericht;
  • informeer de ontvanger in het onderwerp over het soort bericht: vraag, informatie, actie, urgent enz;
  • maak duidelijk onderscheid tussen ontvangers. Van wie verwacht je actie en wie krijgt het bericht ter informatie;
  • controleer de inhoud van het bericht voor u het verstuurt (is de boodschap duidelijk?) en let op teipvouten;
  • wees zuinig met CC's
Tot slot: zet de controleopties en verzoeken om een leesbevestiging uit. Dat zorgt alleen voor extra post.

Efficiency trainingen van Missing Link

Efficiënt e-mail management is één van de onderwerpen in de praktische efficiency trainingen van Missing Link. Aan bod komen o.a. ook agenda- en tijdbeheer, prioriteiten stellen, vergaderen, samenwerken en informatiebeheer. Wil je meer weten over de pragmatsiche aanpak en de blijvende resultaten? Bel 020 – 419 15 27 of doe de efficiencytest op www.missing-link.nl